Az ügyvédi irodában négy ügyvéd dolgozik, munkájukat egy közös asszisztens segíti amellett, hogy az ügyvédeknek állandó, vagy időszakos gyakornoki segítségük van. Az ügyvédi iroda – miután megismerte a NEC SL1100 rendszerét -, a következő funkciók miatt döntött a korábbi, alapszolgáltatásokat nyújtó digitális kisközpontjának lecserélése mellett:
- Kódok és projekt kódok használata
- Mobil Mellék funkció
- Digitális hangrögzítés
- Automata kezelő többféle éjszakai/munkaszüneti üzemmel kombinálva
- Desktop Suite Lite (CTI) alkalmazás
Kódok és projekt kódok használata
Az ügyvédi iroda párhuzamosan több tucat ügyön dolgozik. Némely ügyfelük részére kiszámlázzák az adott üggyel kapcsolatos távközlési díjakat (vezetékes és mobil hívások, fax küldés). Természetesen az ügyvédek egymás között is megosztják a telefonköltségeket. Az SL1100 rendszer ezernél is több projekt kód használatát teszi lehetővé, így minden állandóan és időszakosan dolgozó munkatárs és minden egyes ügy saját megkülönböztető kódot kaphat. Elegendő a hívások előtt a megfelelő kódokat billentyűzni, és a számlázó rendszer automatikusan csoportosítja a telefon- és faxhívások költségeit tételesen és felhasználókra, valamint ügyekre összegezve is. A Mobil Mellék funkció használatával lebonyolított hívásokat is regisztrálja és csoportosítja a rendszer.
Mobil Mellék funkció
A Mobil Mellék (MM) funkció használatával az ügyvédek számára lehetővé válik a magánélet és a hivatalos működésük szétválasztása. Névjegykártyájukon elegendő a MM hívószámuk megadása, és amennyiben távollétükben az asztali készülékükön nem veszik fel a hívást, azt néhány csengetés után automatikusan a mobil készülékükre irányítja a központ munkaidőben. Munkaidőn kívül, vagy éppen szabadságuk, tárgyalásaik alatt a hívásokat az asszisztenshez, vagy hangpostájukra irányíthatják. A mobil készülékeken fogadott hívásaikat is át tudják irányítani az asszisztenshez, vagy egy munkatársukhoz, ha éppen például autóban ülnek és ezért nem tudnak megfelelő tájékoztatást adni.
Digitális hangrögzítés
Az ügyvédek munkája során rendszeresen előfordul, hogy a telefonbeszélgetésekről, telekonferenciákról jegyzőkönyvet kell készíteni – különösen, mióta a 2006. évi IV. törvény a gazdasági társaságokról (Gt.) a tagok szavazását is lehetővé teszi telekonferencia útján. A NEC SL1100 hangrögzítő szolgáltatása lehetővé teszi a beszélgetések rögzítését, majd visszahallgatását, így a jegyzőkönyvkészítés a korábbiaknál pontosabbá, gyorsabbá és kényelmesebbé vált. A telekonferenciához nem csak az SL1100 rendszerkészüléke, hanem akár speciális konferenciakészülékek is használhatók, így egy nagyobb teremben is visszhangmentes, kiváló akusztikai élményt nyújtó telekonferencia folytatható le.
Automata kezelő többféle éjszakai/munkaszüneti üzemmel kombinálva
Az ügyvédi iroda fontosnak tartja, hogy ügyfelei és az érdeklődők munkaidőn kívül is tájékoztatást kapjanak és akár üzenetet hagyhassanak, bármely munkatársat hívják. Ezért kifejezetten hasznos funkció a munkaszüneti napokra, ünnepnapokra beállítható automatikus üzem. A naptárban megjelölt különböző napokra többféle munkarend állítható be, és ennek alapján a munkaidőn kívüli automatikus hangbemondások és üzenethagyási lehetőségek is változatosak lehetnek. Ezzel nem csak a hétvégéken és az ünnepnapokon, hanem akár a nyári rövid zárva tartás idején, sőt, még az iroda szokásos baráti „elvonulása” alkalmával is megfelelő tájékoztatást kapnak az ügyfelek, vagy éppen az „ügyeletes” ügyvéd mobil telefonjára érkeznek a hívások.
Desktop Suite Lite alkalmazás
Ha az iroda valamelyik ügyfele tárcsázza a központi telefonszámot, akkor hívása az asszisztenshez érkezik. Az ügyfelek vezetékes és mobil hívószáma szerepel az iroda ügyféllistájában, így a NEC SL1100 központ Desktop Suite Lite alkalmazása segítségével az asszisztens már a hívás fogadásakor tudja, hogy ki a hívó. Ezáltal az iroda a hívókat a régi jó ügyfelet megillető szívélyességgel fogadja, és az asszisztens a híváskor felugró ablak adatai alapján azt is tudja, hogy az ügyfél melyik ügyvéd megbízója. Még az sem jelent gondot, ha egy-egy ügyfél hosszú hónapokig tartó szünet után telefonál, az asszisztens úgy fogadja, mintha csak tegnap beszéltek volna utoljára – a szakszerűség és eredményesség mellett az így is megnyilvánuló szívélyesség az ügyvédi iroda vonzereje. Nem kell külön adatbázist készíteni az ügyfelekről, hiszen a Desktop Suite Lite a Microsoft Outlook Névjegy adatbázissal is integrálható.
